○泉州南消防組合文書管理取扱規程
平成25年2月26日
泉州南消防組合訓令第3号
目次
第1章 総則(第1条―第8条)
第2章 文書の収受及び配布(第9条・第10条)
第3章 文書の処理(第11条―第17条)
第4章 文書の施行(第18条・第19条)
第5章 文書の保管及び保存(第20条―第31条)
第6章 補則(第32条・第33条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この訓令は、文書の管理に関し別に定めがあるもののほか、必要な事項を定めるものとする。
(文書管理の基本)
第2条 文書は、事務能率の向上に役立つよう常に正確かつ迅速に取り扱い、適正に管理しなければならない。
(定義)
第3条 この訓令において、次に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(1) 課等 消防本部の課及び消防署(分署を含む。)をいう。
(2) 完結文書 起案に係る事件の一切が完了したときの文書をいう。
(3) 保管文書 完結文書で保存するに至るまでの間、各課等において一定期間保管するものをいう。
(4) 保存文書 引継ぎ又は置換えをして、書庫又は書庫に準ずる所定の場所に一定の年限保存する文書をいう。
(5) 廃棄文書 保管文書又は保存文書のうち保存期間を経過してその必要性がなくなったため廃棄する文書をいう。
(6) 常用文書 各課等において常備し、執務上常に用いる文書をいう。
(7) 引継ぎ 完結文書を一定の年限保存するため総務課長に引き渡すことをいう。
(8) 置換え 各施設等において、当該施設等の長が完結文書を一定の年限保存するため所定の場所に置き換えることをいう。
(9) 文書管理システム 電子計算組織を用いて、文書及び簿冊に関する情報を登録し、文書の発生から保存又は廃棄までを管理するために組合内部の各課等をネットワークで結んだものをいう。
(10) 支援情報システム 高機能消防指令システムの構成機器であり、警防系業務、予防系業務及び総務系業務の処理を行うもので、ハードウェア、ソフトウェア及びネットワークで構成される仕組みをいう。
(文書管理責任者の指定)
第4条 各課等に文書管理責任者を置き、各課等の長が課等の庶務を担当する係の係長又は課長代理のうちから指定するものとする。
2 各課等の長は、文書管理責任者を指定したときは、速やかに総務課長に通知しなければならない。
(文書管理責任者の担任事務)
第5条 文書管理責任者は、課等の長の指示を受けて、次に掲げる事務を行う。
(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。
(2) 文書の審査に関すること。
(3) 文書の整理、保管、保存及び廃棄に関すること。
(4) 文書の書式、用字、用語及び文例の適正化に関すること。
(5) 文書分類表並びに文書及び簿冊の登録に関すること。
(6) 電磁的記録媒体の適正な管理に関すること。
(7) その他文書管理の促進及び改善に関すること。
2 各課等の文書管理責任者は、総務課長の指導及び指示に従って、課等における文書管理の適正な運営を図るものとする。
(文書の記号)
第6条 文書の記号は、「泉州南」の次に所管課又は署の頭文字1字加えたものとする。ただし、これが実情と合わないときは、総務課長と協議の上、変更することができる。
2 条例、規則、訓令、達、公告、告示及び指令に係る文書の記号は、当該文字の前に「泉州南消防組合」を加えたものとする。ただし、指令の場合は、「泉州南消防組合指令」の次に所管課又は署の頭文字1字を加えたものとする。
(文書の番号)
第7条 前条第1項の文書の番号は、記号ごとに会計年度を通じて一連番号とする。
2 前条第2項の文書の番号は、記号ごとに暦年を通じて一連番号とする。
2 該当がある課等に指令番号簿(様式第3号)、例規番号簿及び特殊郵便等収受簿を置く。
第2章 文書の収受及び配布
(文書の受領及び配布)
第9条 到達した文書等は、各課等において直接受領したものを除き、総務課において受領するものとする。
2 総務課において受領した文書等は、関係課等に閉封のままで連絡箱に区分けすることにより配布するものとする。ただし、開封しないと配布先が判明しないときは、開封の上配布するものとする。
3 2以上の課等に関連する文書は、その関係の最も深いと認められる課等に配布するものとし、配布を受けた課等において他の関係課等に連絡しなければならない。
4 書留その他特殊な文書等を受領したときは、特殊郵便等収受簿に必要事項を記載し、関係課等に交付して受領者の署名を求めるものとする。
2 課等の長は、収受文書のうち重要なものについては、管理者、副管理者、消防長及び部長に供覧する手続をとらなければならない。
第3章 文書の処理
(文書処理の原則)
第11条 文書の処理は、全て課等の長が中心となり、絶えず文書の迅速な処理に留意し、案件が完結するまでその経過を明らかにしておかなければならない。
(文書処理の指示)
第12条 課等の長は、収受の手続を終えた文書について、処理の方針、担当係及び処理期限を示して担当係長に回付しなければならない。
2 担当係長は、処理の具体的な方法を示して当該文書を担当者に回付しなければならない。
3 文書管理システム等に登録された文書については、担当者は、決裁完了、施行完了等適当な時点で、文書管理システム等に決裁日、施行日等を入力しなければならない。
4 決裁等の処理を必要とせず供覧のみで完結する文書については、供覧を終えたときに供覧日を入力しなければならない。
(起案の方法)
第13条 文書の起案は、次に掲げる場合を除き、起案用紙(様式第6号)を用いて行わなければならない。
(1) 庁内の連絡など軽易な事案の処理を行う場合であって、簡易処理票を添付して起案できるとき。
(2) 定例的に取り扱う事案の処理を行う場合であって、総務課長とあらかじめ協議して定めた用紙又は簿冊により起案できるとき。
2 文書の起案を行うときは、文書管理システム等に必要事項を登録しなければならない。ただし、前項第2号に係るものは、その登録を省略することができる。
(起案文書の作成)
第14条 文書の起案は、次に定めるところにより作成しなければならない。
(1) 内容のよく分かる標題を付け、分かりやすく簡潔にし、必要に応じて箇条書にすること。
(2) 必要に応じ、起案理由その他参考となる事項を記載し、関係文書、参考資料等を添付すること。
(3) 経費を伴う事案については、予算との関係を明らかにすること。
(4) 用字、用語等については、別に定める文書事務要領によること。
(起案文書の審査)
第15条 起案文書は、次に掲げる事項について各課等の文書管理責任者の審査を受けた後でなければ回議の手続を行ってはならない。ただし、第13条第1項第2号に規定する文書その他あらかじめ各課等の長が指定する文書については、この限りでない。
(1) 起案文書の件名、起案年月日、文書の記号及び番号
(2) 別に定める文書分類表に基づく文書分類コード及び保存年限
(3) 決裁権者及び決定権の根拠
(4) 個人情報の有無
(5) 前各号に掲げるもののほか、起案文書の形式、用字、用語等各課等の長が指定する事項
2 文書管理責任者は、前項の審査の結果、適正と認めるときは、確認印を押さなければならない。
(回議及び合議)
第16条 起案文書の回議及び合議については、泉州南消防組合事務決裁規程(平成25年泉州南消防組合訓令第4号)に定めるもののほか、次に定めるところにより行わなければならない。
(1) 回議又は合議を受けた者は、その回議又は合議が速やかに完了するよう努めなければならない。
(2) 起案文書のうち重要なもの若しくは秘密の取扱いを要するもの又は特に急を要するもので、持ち回りを必要とするときは、起案文書の内容を説明できる者が持ち回らなければならない。
(3) 回議又は合議の結果、起案文書の内容を廃案し、又は変更した場合は、回議又は合議の終わった関係の各課等の長、決裁権者等に通知しなければならない。
(未完結文書の処理の促進)
第17条 各課等の長は、文書管理責任者に文書管理システム等を点検させ、文書処理の促進を図らなければならない。
第4章 文書の施行
(公印の押印)
第18条 施行を要する文書で浄書したものについては、決裁文書と照合して相違のないことを確認の上、公印及び契印を押印しなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、軽易な文書その他文書の性質又は内容により公印又は契印の押印を要しない文書については、公印若しくは契印又はその両方の押印を省略する。
3 公印の使用は、泉州南消防組合公印規則(平成24年泉州南消防組合規則第6号)によるものとする。
(文書の発送)
第19条 文書の発送は、直接発送の必要があるものを除き、総務課において郵送するものとする。
2 前項の規定において文書を発送する場合は、総務課長が別に定める様式に所要の事項を記入し、総務課に送付するものとする。
3 書留取扱(特定記録等を含む。)の文書の発送は、日本郵便株式会社所定の書留郵便物受領証に必要事項を記入するものとする。
4 郵便によるほか、大阪府との逓送便、ファクシミリその他経済的な通信の手段があるときは、これを積極的に活用しなければならない。
5 文書の発送が済んだものについては、起案用紙(第13条第1項第1号の場合は、簡易処理票)の施行・発送日欄に施行・発送日を記入するとともに、文書管理システム等に施行日を入力しなければならない。
第5章 文書の保管及び保存
(文書整理の原則)
第20条 各課等の長は、文書を常に整理し、重要なものについては、非常災害時に際して支障がないようにあらかじめ適当な措置を講じておかなければならない。
(保管文書の整理点検)
第21条 各課等の長は、毎年、総務課長が指定する時期に保管文書の整理点検を行わなければならない。
2 各課等の長は、保管文書の整理について総務課長の指示があった場合には、その指示によらなければならない。
(文書の分類及び保存期間)
第22条 文書の分類及び保存期間については、管理者が別に定める。
(保存期間の起算)
第23条 文書の保存期間は、その文書が完結した日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日から起算する。ただし、歳入又は歳出に係る文書については、当該歳入又は歳出の属する会計年度の翌年度の6月1日から起算する。
(完結文書の編集及び保管)
第24条 完結文書の編集及び保管は、次に掲げるところによる。
(1) 文書分類表に基づき完結日順に編集すること。
(2) 暦年で編集する必要のあるものを除き、会計年度ごとに編集すること。
(3) 会計年度を超えて処理した文書は、その文書が完結した会計年度に編集すること。
(4) 簿冊の厚さは、原則として10センチメートル以下とし、必要に応じて数年度分を合冊し、又は1年度分を分冊すること。
(5) 簿冊に表紙及び背表紙(様式第7号)を付し、年度、保存期間、廃棄予定年度、簿冊名称、簿冊番号、担当課名その他必要な事項を記載すること。
(6) 必要に応じて総務課所定のフラットファイル又は保存箱を使用し、前号に規定する必要な事項を記載すること。
(7) 前2号の規定によりがたいときは、総務課長と協議すること。
2 完結文書は、文書の発生した課等において3年間保管するものとし、保管終了後、引継ぎ又は置換えを行うものとする。ただし、3年間保管しがたい場合は、総務課長に協議しなければならない。
(文書目録の添付等)
第25条 各課等の長は、前条第1項の規定により編集した簿冊に、年度又は暦年ごとに文書管理システム等で出力した文書目録を添付しなければならない。
2 文書の保管期間中に簿冊内容件名簿(様式第8号)に変更が生じた場合は、速やかに総務課長に通知しなければならない。
(文書の引継ぎ等)
第26条 各課等の長は、保管期間が終了した文書を4月30日までに文書管理システム等に引継処理を登録し、総務課長に引き継がなければならない。ただし、各施設等にあっては、当該施設等の長があらかじめ指定した場所に置き換えて保存するものとする。
2 各課等で保管期間が終了した文書を延長して保管しようとするときは、総務課長の承認を受けなければならない。
(引継ぎ文書の審査)
第27条 総務課長は、文書の引継ぎを受けたときは、その区分、製冊、保存年限等の適否について審査しなければならない。
2 総務課長は、前項の規定による審査の結果不適当なものがあるときは、その修正又は補充を求めることができる。
(保存文書の借覧及び閲覧)
第28条 執務のため保存文書の借覧又は閲覧をしようとするときは、総務課に備付けの保存文書(借覧・閲覧)簿(様式第9号)に必要事項を記入しなければならない。
2 借覧又は閲覧をしようとする者の属する課等以外の課等から引き継がれた文書の借覧又は閲覧をする場合は、引継元の課等の長の承認印のある保存文書(借覧・閲覧)申請書(様式第10号)を総務課長に提出しなければならない。
3 前2項の規定による文書の借覧期間は7日以内とし、その期間を経過してなお引き続き借覧する必要があるときは、更新の手続をしなければならない。
4 総務課長は、前項の借覧期間中に借覧している文書が必要になったときは、当該文書の返還を求めることができる。
(禁止事項)
第29条 保存文書は、これを抜き取り、取り替え、添削し、又は他に転貸してはならない。
(保存文書の紛失等)
第30条 保存文書を紛失し、又は汚損したときは、文書紛失(汚損)届出書(様式第11号)を総務課長に提出しなければならない。
(文書の廃棄)
第31条 総務課長は、保存期間が満了した文書の廃棄の決定を行い、適正に処分しなければならない。
2 各課等の長は、保存期間が満了した保管文書及び保存文書に係る文書管理システム等の廃棄処理の登録を4月30日までに行い、総務課長の指定する日に廃棄するものとする。
3 総務課長は、保存期間が満了した保管文書及び保存文書のうち、保存期間を延長して保管又は保存する必要があると認めるときは、関係する課等に文書管理システム等の廃棄延長の登録をさせるとともに、簿冊又は文書保存箱の記載内容の修正をさせるものとする。
第6章 補則
(調査等)
第32条 総務課長は、文書管理を適正かつ円滑に行うため必要があると認めるときは、各課等における文書管理の実態を調査し、又は各課等の長に報告を求め、若しくは改善のための指示を行う。
(その他)
第33条 この訓令に定めるもののほか、文書の管理に関し必要な事項は、管理者が別に定める。
附則
この訓令は、平成25年4月1日から施行する。
附則(平成28年3月16日訓令第1号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
附則(平成30年3月20日訓令第3号)
この訓令は、平成30年4月1日から施行する。
附則(令和3年3月17日訓令第1号)抄
(施行期日)
1 この訓令は、令和3年3月17日から施行する。
